سیستم در معنای عام ، به مجموعه عوامل وابسته ای گفته می شود که نظام ارتباطی مشخصی دارند ، به ویژه زمانی که عوامل متعدد و روابط پیچیده باشد . هر سیستمی که اطلاعات موجود را پردازش و اطلاعات مورد نیاز را فراهم آورد یک سیستم اطلاعاتی Information System است و سازمان ، فرمها ، روشها و وسایل و تجهیزات پردازش اطلاعات را شامل میگردد . یک سیستم اطلاعاتی که اطلاعات مالی مورد نیاز را آماده و فراهم میکند ، سیستم حسابداری Accounting System نامیده میشود که در معنای خاص ، عبارت است از مجموعه ای شامل : سازمان ، انواع فرمها ، دفاتر و مدارک ، وسایل پردازش اطلاعات و همچنین اصول ، روشها ، دستورالعملها و شیوه هایی که در طبقه بندی حسابها ، انجام و ثبت معاملات و عملیات مالی ، کنترل دارائیها ، بدهیها ، حق مالی صاحبان سرمایه ، درآمدها ، هزینه ها و تهیه گزارشهای مالی یک موسسه بکار می رود.
هر سیستم حسابداری با یک اطلاعات مربوط به رویدادها ، معاملات و عملیات مالی را پردازش کند و صورتها و گزارشهای مورد نیاز را فراهم آورد . این کار مستلزم آن است که ابتدا اطلاعات مورد نیاز یا در واقع اطلاعات و گزارشهای خروجی سیستم تعیین و سپس اطلاعات ورودی لازم برای رسیدن به اطلاعات مزبور فراهم شود و سرانجام ، روشها و وسایلی که می تواند پردازش را انجام دهد ، انتخاب گردد . انتخاب طرق و وسایل پردازش اطلاعات علاوه بر شرایط محیطی و اقتصادی و تکنولوژیک جامعه ای که یک موسسه در آن فعالیت می کند به سه عامل اصلی زیر بستگی دارد :
اطلاعات مالی را می توان از طریق سیستم دستی ، مکانیکی ، کامپیوتری و یا ترکیبی از آنها پردازش کرد ، اما در هر حال ، هر سه سیستم بدون در نظر گرفتن صرف زمان و سرعت کار ، نتایج یکسانی را فراهم می آورد .
در این نوع سیستم ، کار حسابداری با قلم و مداد و بوسیله دست انجام میشود ، یک سیستم دستی حسابداری ممکن است ساده یا پیچیده باشد در سیستمهای ساده دستی ،انواع دفاتر و فرمهای حسابداری معدود و شمار صورتها و گزارشهای مالی محدود است حال آنکه سیستمهای پیچیده و پیشرفته دستی بر حسب مورد ، دفاتر اختصاصی و سیستمهای فرعی گوناگونی را شامل می شود که می تواند حجم بزرگی از اطلاعات مالی متنوع را پردازش وصورتها و گزارشهای مالی بسیاری را سریع و به موقع فراهم آورد . استفاده از وسایل مکانیکی و الکترونیک کوچک ، مانند ماشینهای حساب و ماشینهای صندوق POS (ماشینهای ثبت فروشهای نقدی ) در دهه های اخیر سرعت و صحت عملیات دستی را افزایش داده است .
موسسات کوچک و متوسط می توانند کار حسابداری خود را به آسانی و با کارآئی ، با سیستم دستی مناسبی انجام دهند ، اما در موسسات بزرگ و بسیاربزرگ معمولاً از سیستم پردازش مکانیکی و کامپیوتری استفاده و فقط معدودی از اطلاعات با سیستم دستی پردازش می شود .
متاسفانه بعضاً این تصور نادرست با اتکای بر قوانین ناقص موجود ، غلبه یافته است که سیستم دستی حسابداری منحصر به دفتر روزنامه عمومی و دفاتر کل و معین مندرج در قانون تجارت است از مزایا و امکاناتی که انواع دفاتر اختصاصی و سیستمهای فرعی دیگر دستی می تواند در کار حسابداری فراهم آورد ، چشم پوشی می شود ، حال آنکه همین سیستمهای فرعی توانسته است در طول زمان ، کار حسابداری واحدهای بزرگ را به خوبی انجام دهد و نیازهای اطلاعاتی وسیع واحدهای اقتصادی را به موقع بر طرف کند ، از طرفی سیستمهای مکانیکی و کامپیوتری حسابداری موجود بر تجارب حاصل از کاربرد سیستمهای پیچیده دستی متکی است و بدون آگاهی کامل از روشهای حسابداری نمی تواند به درستی درک شود و بجا مورد استفاده قرار گیرد .
در این نوع سیستم ، غالباً عملیات دفترداری از جمله ثبت اولیه معاملات ، نقل ثبتهای دفتر روزنامه به دفتر کل و مانده گیری حسابها با استفاده از وسایل مکانیکی متنوعی مانند ماشین صندوق و سایر ماشینهای دفترداری انجام می شود . این سیستم بخصوص برای پردازش اطلاعات مربوط به معاملات مشابهی که تعداد آنها زیاد باشد ( مانند دریافت و پرداخت مکرر پول ) مفید است . اگر چه هنوز هم پردازش مکانیکی اطلاعات مالی رایج است ، اما در سالهای اخیر وسایل مکانیکی را بسیار محدود کرده است ، بطوریکه در حال حاضر ، پردازش مکانیکی غالباً جزء کوچکی از پردازش الکترونیکی اطلاعات را تشکیل می دهد .
در این نوع سیستم ، اطلاعات مالی به وسیلهء کامپیوتر و دستگاههای جانبی آن پردازش می شود ، در حال حاضر ، انواع مختلف کامپیوتر از قبیل : سوپر کامپیوتر ، کامپیوتر بزرگ ، کامپیوتر متوسط و کامپیوتر کوچک با سرعتها و ظرفیتهای متفاوت و نامهای تجاری متنوع به بازار عرضه شده و مورد استفاده است . با وجود اختلافهای زیادی که در شکل و اندازه و قدرت پردازش انواع کامپیوترها وجود دارد ، همگی این خاصیت مشترک را دارند که می توانند انواع اطلاعات را طبق برنامه ای که در حافظه آنها قرار می گیرد پردازش و اطلاعات پردازش شده را به شکلی که قبلاً در برنامه تعیین شده است ارائه کنند . در سیستمهای حسابداری کامپیوتری ، عملیاتی نظیر وارد کردن اطلاعات به کامپیوتر و جدا کردن نسخه های چاپ شده و صحافی آنها ، معمولاً با دست یا با استفاده از وسایل و تجهیزات مکانیکی انجام میگیرد که سهم این گونه عملیات در پردازش اطلاعات ناچیز است .
مهمترین عامل هر سیستم حسابداری ، وجود کارکنان لایق و سازمان دادن آنان در تشکیلاتی مناسب است ، یک سیستم حسابداری در صورتی کارآمد خواهد بود که مجریان آن تخصص ، تجربه و مهارت لازم را برای درک و پردازش اطلاعات مالی داشته باشند . وجود کارکنان متخصص و ماهر شرطی لازم است اما کافی نیست ؛ بلکه سازمان دادان کارکنان در تشکیلاتی متناسب که وظایف ، اختیارات و مسئولیتهای آنان به درستی تفکیک و معین شده باشد ، عامل اساسی دیگری است که می تواند زمینه بهره گیری درست از خدمات کارکنان را فراهم آورد .
علاوه بر این ، در یک سازمان ، باید انگیزه های لازم برای علاقمندی به کار و درستکاری وجود داشته باشد تا کارکنان وظایفشان را با دقت ، سرعت و صحت انجام دهند و در نتیجه سیستم به درستی کار کند .
پردازش اطلاعات مالی مستلزم وجود مدارکی است که چگونگی وقوع و انجام معاملات و عملیات مالی را نشان دهد . اوراق و مدارکی را که چزئیات معاملات و عملیات مالی را در آن ثبت می شود اسناد و مدارک اولیه می نامند . از قبیل صورتحساب فروش ، رسید دریافت وجه و انواع دفاتر حسابداری و … که برخی از فرمهای مالی و دفاتر حسابداری را گاه می توان به صورت آماده از بازار تهیه کرد .
فرمهایی که در پردازش اطلاعات بکار می رود در صورتی مفید و موثر خواهد بود که در طراحی آنها نکات زیر رعایت شده باشد :
در مواردی که تهیه بیش از یک نسخه از هر فرم برای مقاصد مختلف ضرور است استفاده از کاغذهای رنگی می تواند توزیع انواع نسخه ها را ساده کند .
روش در معنای عام راه عادی انجام دادن کاری معین و تکراری است ، روشهای حسابداری ، شامل گردآوری اسناد و مدارک اولیه ، ثبت و طبقه بندی اطلاعات مالی ، حفظ و نگهداری اسناد و مدارک و سرانجام تهیه گزارشهای مالی است . بدین ترتیب هر سیستم حسابداری شامل روشهای متعدد و متنوعی است که هر یک چگونگی ، ترتیب و مراحل انجام دادن عمل یا عملیاتی خاص را متناسب با اجزای سیستم در روال عادی ، در بر دارد . به عبارت دیگر ، هر روش حسابداری مشخص کننده این است که چه اقدامی ، توسط چه کسی ، در چه موقعی ، به چه ترتیبی و به کدام وسیله باید انجام شود . و مجموعه اقداماتی پیاپی که در اجرای یک کار معین ، توسط کارکنان مختلف در روال عادی ، باید صورت گیرد چیست و چه ترتیبی دارد .
مبانی و اصول کلی روشهای ساده و سیستم های فرعی حسابداری انواع معاملات و عملیات تجاری و اجرای روشهای خاص بستگی به اهداف سازمانها میباشد و تنها توضیح این نکته لازم است : روشهایی که در هر سیستم بکار می رود باید دقیقاً با سایر اجزای سیستم هماهنگ باشد .
برای مثال : در یک موسسه کوچک که فقط یک کارمند حسابداری آن را اداره می کند تهیه برگه حسابداری به منظور ثبت دفاتر روزنامه و کل می تواند نوعی اتلاف وقت و انرژی باشد و یا در موسسه بزرگی که برای امور حسابداری از کامپیوتر استفاده می شود ، تهیه لیست حقوق و دستمزد به صورت دستی و دادن آن به کامپیوتر تلف کردن منابع مادی است .
در هر سیستم حسابداری , اعم از دستی یا کامپیوتری ، وسایل و تجهیزات (دستگاههایی) بکار گرفته می شود که ثبت ، نگهداری و پر دازش اطلاعات مالی را با سرعت و دقت بیشتری انجام می دهد . این دستگاهها بطور کلی ، در سه دسته بشرح زیر قابل طبقه بندی است :
قلم و مداد مهمترین و در عین حال ضروریترین وسیله ثبت و پردازش دستی اطلاعات مالی است ، استفاده از وسایل تحریر مناسب و مرغوب می تواند کیفیت کار حسابداری را بالا ببرد و از بروز اشتباهات ثبتی جلوگیری کند انواع ماشین های تحریر و چاپ ( چاپگرها ) از جمله وسایلی است که در تهیه صورتحسابهای مختلف برای پاکیزگی و کارآئی بالا مورد استفاده قرار می گیرد .
اسناد و مدارک حسابداری باید بطور مرتب بایگانی شود تا هنگام لزوم به راحتی در دسترس باشد برخی از اسناد و مدارک حسابداری ، ابتدا به صور موقت و به ترتیب تاریخ نگاهداری و پس از انجام دادن اقدامات بعدی به طور دائم بایگانی می شود ، فاکتورهای خرید و صورتحسابهائی که وجه آن دریافت یا پرداخت نشده است ، از جمله این مدارک است و معمولاً ابتدا در کلاسورهای به اندازه مناسب بایگانی و سپس به پرونده های مربوط منتقل می شود . اما در هر حال ، غالب اسناد و مدارک نهایتاً باید به مدت طولانی ، مثلاً پنج تا ده سال حفظ و بایگانی شود .
توضیحاً در سیستمهای کامپیوتری حسابداری ، قراردادهای بزرگ و انواع اسناد مالکیت بر روی دیسک های DVD , CD میتواند آرشیو شود که در اینصورت وسایل بایگانی و تجهیزات بایگانی فضای بسیار کمتری را اشغال می کند .
: چرتکه از وسایل قدیمی محاسبات مالی میباشد که امروزه ماشین حسابهای الکتریکی و الکترونیک و ماشینهای صندوق (Point Of Safe) که اختصاراً (POS) نامیده می شود هم در سیستمهای دستی و هم در سیتمهای کامپیوتری مورد استفاده است .
در سیستمهای کامپیوتری پردازش اطلاعات ، تقریباً تمام کار حسابداری به وسیله دستگاههای کامپیوتری در اندازه ها و توانهای مختلف انجام می شود ، هر دستگاه کامپیوتر معمولاً وسایل و ملحقات متناسبی برای دریافت اطلاعات و تحریر و تکثیر صورتحسابها و گزارشهای مالی دارد ، دستگاههای کامپیوتری که در یک موسسه بکار گرفته می شود باید متناسب با نیازهای آن موسسه باشد . دستگاههای کم ظرفیت یا نامناسب موجب گرفتاری و دوباره کاری است و دستگاههای بزرگ و پر توان ، در صورتی که از ظرفیت آنها در حد مطلوب استفاده نشود ، جاگیر و تلف کننده منابع خواهند بود .
اقتصادی بودن
اقتصادی بودن سیستم به این معنا است که اطلاعات مالی مورد نیاز با کمترین هزینه فراهم شود .
انعطاف پذیری
انعطاف پذیری به این معنا است که سیستم توانایی فراهم آوردن اطلاعات مورد نیاز را در شرایط متغیر کار و فعالیت اقتصادی داشته باشد و بتواند با تغییر قوانین ، مقررات ، اصول و روشهای حسابداری و تغییر سازمان واحد اقتصادی به سادگی تعدیل شود .
کفایت کنترلهای داخلی
کفایت کنترلهای داخلی به این معنی است که سیستم باید شامل روشهایی باشد که با اجرای آن مدیریت بتواند عملیات را به سهولت هدایت و نظارت کند و احتمال وقوع اشتباه ، تقلب ، سوءاستفاده و استفاده نادرست از دارائیهای واحد اقتصادی را به حداقل برساند .
صحت
صحت سیستم به این مفهوم است که اطلاعات مالی ( صورتها و گزارشهای مالی و ... ) که از طریق سیستم فراهم می آید . بدون اشتباه و هر چه بیشتر بر واقعیات عینی متکی و نزدیک باشد .
سادگی
سادگی سیستم یعنی این که پردازش اطلاعات با کمترین اقدام و با استفاده از ساده ترین وسایل ممکن انجام پذیرد و سوابق و مدارک و اطلاعات مورد نیاز سریع و آسان در اختیار قرار گیرد .
عملی بودن
عملی بودن سیستم به این مفهوم است که عملیات پیش بینی شده در سیستم با نیروی انسانی ، منابع و وسایل و تجهیزاتی که به سهولت قابل دستیابی است ، انجام گیرد .
لازم به یادآوری است که بین ویژگیهای مزبور تضادهایی آشکار وجود دارد و در یک سیستم برخوردار از بالاترین ویژگیها ، یک ویژگی می تواند ویژگی دیگر را نفی کند ؛ مثلاً ، ویژگی سادگی با صحت تعارض دارد و اتخاذ تدابیری برای تقلیل احتمال سوءاستفاده و تقلب می تواند به افزایش هزینه سیستم منجر شود .
از این رو ، به تناسب تاکیدی که مدیریت یک موسسه بر هر یک از ویژگیها دارد ، باید بین ویژگیهای یک سیستم تعادلی کلی برقرار شود .
1- مطالعه
د) این مرحله معمولاً با بررسی محیط کار ، انواع فعالیتها و سایر مختصات یک موسسه آغاز می شود و با بررسی نوع و برآورد حجم معاملات و عملیات مالی ادامه می یابد و سرانجام با تعیین اطلاعات مالی مورد نیاز مدیریت و سایر اشخاص ذیحق و ذینفع و ذیعلاقه به امور مالی موسسه پایان می گیرد . در این مرحله ، مطالعه و ارزیابی عوامل خارجی موثر بر موسسه و فعالیتهای آن از جمله قوانین و مقررات حاکم و سایر الزامات مربوط به امور موسسه نیز لازم است.
3- استقرار و اجراء
پس از پایان طراحی و پذیرش سیستم پیشنهادی ، استقرار و اجرای سیستم آغاز می شود . انجام دادن این مرحله ، به برنامه ریزی دقیق و هماهنگ کلیه کارها ، تدارک و تهیه کلیه فرمها و وسایل لازم و نیز به جلب همکاری کلیه افرادی نیازمند است که در اجرای سیستم نقش دارند . آموزش کارکنانی که مسئولیت اجرای سیستم را به عهده می گیرند از جمله نخستین اقدامات ضروری در این مرحله است .
2- طراحی
در این مرحله سازمان ، فرمها ، روشها و وسایل و تجهیزات لازم برای گردآوری ، نگهداری و پردازش اطلاعات مربوط به معاملات و عملیات مالی و کنترل دارائیها ، بدهیها و حق مالی صاحبان سرمایه ، درآمدها و هزینه ها به نحوی تعیین می شود که حسابها ، صورتها و گزارشهای مالی و یا به عبارت دیگر ، اطلاعات مالی مورد نیاز به موقع فراهم آید . اصول پذیرفته شده حسابداری به عنوان یکی از مبانی اصلی در طراحی هر سیستم حسابداری در نظر گرفته و رعایت می شود . در این مرحله معمولاً جزئیات سیستم و دستورالعملهای مربوط به چگونگی اجرای آن نیز تهیه می گردد .
4- بازنگری
پس از آنکه یک سیستم بکار گرفته شد ، میزان کارآئی آن سنجیده می شود و بر اساس نتایج بدست آمده ، در آن تجدید نظر و اصلاحات لازم به عمل می آید . سیستمی مناسب ، مطلوب و کارآمد است که اطلاعات مالی را سریع ، صحیح و به موقع پردازش کند .
برای نشان دادن مسیر گردآوردن اطلاعات در یک سیستم و نمایش اقدامات لازم برای اجرای روشها غالباً از نمودار گردش کار یا نمودگر استفاده می شود . یک نمودار گردش کار نشان دهنده :
در هر سیستم حسابداری ، اطلاعات از اسناد و مدارک اولیه یا اطلاعات ورودی به صورتها و گزارشهای مالی یا اطلاعات خروجی جریان می یابد و در این جریان ، روشهایی در مراحل پیاپی به اجرا در می آید تا از اطلاعات موجود ، اطلاعات مطلوب فراهم شود . بدین ترتیب دو نوع نمودار گردش کار برای یک سیستم ترسیم می شود که عبارت است از:
نمودار گردش کار سیستم
که در آن روشها و جریان مدارک و اطلاعات در کلیه بخشهای سیستم نشان داده می شود و بر جزئیات روشها تاکیدی ندارند .
نمودار روش کار سیستم
که در آن اقداماتی که انجام پیاپی آنها در اجرای هر روش لازم است ، نشان داده می شود . این نوع نمودار را در سیستمهای کامپیوتری ، نمودگر برنامه (Program Flowchart) می نامند .
براساس جدیدترین مباحث
سیستم ارسال تیکت حرفه ای
کش بک محصولات دارای تخفیف
در کمترین زمان امن خرید کنید
آدرس : تهران، رسالت، هنگام
ساعت کاری : شنبه تا پنج شنبه از ساعت 9 الی ۱۸ عصر
تلفن های تماس : 09353681528
ایمیل پشتیبانی : mohasebsystemir@gmail.com
ماموریت: ماموریت ما توانمندسازی سازمانها با راه حل‌هایی پر از بینش برای هدایت کسب و کارها به سمت موفقیت است.چشم انداز: تبدیل شدن به مرجعی برای کمک به سازمانها در تمرکز بر آن‌چه از همه مهم‌تر است. گروه نوین محاسب سیستم بمنظور جوابگویی تمامی نیازمندیهای شما طراحی شده است و متشکل از 14 کارگروه اعم از اشخاص حقوقی و حقیقی بوده و در نظر دارد در حل مسائل مالی و اداری و بازرگانی (فروش) بسیار کارآمدتر در صحنه سرمایه گذاریها و ارائه تسهیلات بدرخشد بنابراین شما با فن آوری ها و حرفه های مختلفی میتوانید در اینجا برای رفع نیاز خود روبرو بشوید و این یک امتیاز ممتاز محسوب میگردد.
